Gestão de documentos eletrônicos: aprenda a emitir NF-e de entrada e de saída

Já falamos aqui no blog sobre a importância da NF-de entrada e a NF-e de saída, e as principais diferenças entre elas. No artigo de hoje, falaremos sobre a emissão desses documentos, na prática, e a melhor forma de fazer a gestão de documentos eletrônicos na sua empresa.

Gestão de documentos eletrônicos: como é feita a emissão da NF-e de entrada e NF-e de saída?

Como citamos em um dos últimos textos do blog da GSF, a NF-e de entrada registra as compras realizadas por uma empresa, enquanto a NF-e de saída registra as vendas. Dessa forma, é essencial fazer o registro correto de cada movimentação para que as empresas não tenham gastos além dos necessários ou, até mesmo, problemas com o Fisco.

Para realizar a gestão de documentos eletrônicos, evitar erros e, consequentemente, problemas fiscais, separamos um passo a passo para a emissão da NF-e de entrada e da NF-e de saída. Confira a seguir.

Passo a passo para a emissão da NF-e de entrada:

A Nota Fiscal de Entrada deve ser emitida quando há compra de produtos importados. Uma das formas de emitir a Nota Fiscal de Entrada é acessando o Portal Nacional da NF-e, e selecionando o campo “Consultar NF-e Completa”.

Nesse processo é necessário inserir informações como:

– Natureza da operação;

– Código Fiscal de Operações e Prestação (CFOP);

– Prazo da operação;

– Dados do produto (descrição, quantidade, valor, etc);

– Dados do fornecedor;

– Código de Situação Tributária (CST).

Lembrando que o campo “Natureza da operação” refere-se ao motivo de emissão da Nota Fiscal de Entrada. A sigla CFOP significa Código Fiscal de Operações e Prestação, e identifica a circulação da mercadoria dentro ou fora do Estado.

Para evitar erros e problemas fiscais, os campos e informações devem ser preenchidos corretamente, principalmente aqueles que são obrigatórios.

Passo a passo para a emissão da NF-e de saída:

A Nota Fiscal de Saída deve ser emitida quando há venda de produtos para fora do país. O primeiro passo para a emissão da NF-e de saída é ter certeza de que todos os cadastros foram preenchidos corretamente com os seguintes dados:

Empresa;
Cliente;
Transação de Saída;
Produto.

Além disso, a empresa que está realizando a emissão da NF-e de saída, precisa ter o Certificado Digital. Além disso, procure preencher os espaços de “quantidades”, “impostos”, “NCM”, além de condições de entrega e frete (caso tenha). Os valores, nesse caso, podem ser CIF ou FOB.

Não se esqueça da classificação fiscal, que deve sempre levar em conta o regime de tributação em que sua empresa se enquadra (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

A importância de contar com a tecnologia

Por meio de um software fiscal é possível otimizar processos, fazer as emissões dessas notas de forma automatizada e ajudar a gestão de documentos eletrônicos da empresa. Essa é uma opção que facilita o trabalho das organizações, garante a segurança e elimina os riscos de falhas e emissões incorretas de documentos.

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