compliance fiscal e tributário

Como conquistar o compliance fiscal e tributário na sua empresa

O compliance fiscal e tributário se tornou um dos temas mais recorrentes nas conversas de diretoria nas empresas do Brasil e do mundo. Isso porque é urgente que as organizações se adequem às legislações vigentes para garantir a conformidade de seus processos fiscais e tributários.

Inclusive, para mostrar a importância do termo compliance nos últimos anos, dados do Google Trends mostram que, entre 2013 e 2018, o interesse pelo assunto quadruplicou.

O crescimento dessa preocupação tem explicação. Ao promover o cumprimento de todas as obrigações, os gestores podem mitigar os riscos de multas e autuações por inconformidades relativas a informações ou pagamentos e perdas de prazos. 

Para se ter uma ideia dos possíveis prejuízos, a Receita Federal aplicou multas em 17,7 mil empresas e 372 mil pessoas físicas em 2017 por inconsistências nos dados apresentados, somando R$204,9 bilhões em autuações. O que representa um aumento de 68,5% em relação ao ano anterior, segundo o Plano Anual de Fiscalização.

Neste sentido, fica claro que os erros nos processos de gestão dos departamentos fiscais e jurídico podem afetar e muito o compliance fiscal e tributário. Assim, é necessário buscar alternativas para se manter em dia com as exigências da legislação tributária, aumentar a eficiência operacional e reduzir custos.

Mas o que é o compliance fiscal e tributário?

Antes de entrar em mais detalhes de como fazer para conquistar o compliance, é importante entender melhor do que se trata esse assunto. De origem inglesa, o termo significa ‘estar de acordo’ ou como falamos no Brasil ‘estar em conformidade’.

Ou seja, é o fato de as organizações garantirem o cumprimento de suas obrigações legais conforme as legislações presentes nas esferas municipal, estadual e federal, podendo ser aplicado em diversas áreas de um negócio. Para isso, é preciso adotar ações estruturadas para atender a todas as normas que regulamentam as atividades empresariais.

Especificamente no caso fiscal e tributário, a política de compliance das empresas atua de forma preventiva, principalmente na questão de pagamento de tributos e no cumprimento das normas do SPED. 

Para tanto, deve contar com responsáveis por detectar e corrigir inconformidades, realizar adaptação dos processos fiscais e monitorar a correta execução das práticas envolvidas.

Principais desafios envolvendo o compliance fiscal

Atender às exigências da legislação fiscal e tributária no Brasil é um desafio e tanto, porque, além de complexas, as leis também mudam de forma dinâmica. Isso fica comprovado no tempo gasto pelas empresas nessa gestão e na quantidade de atualizações das normas ao longo dos anos.

De acordo com o relatório “Doing Business” do Banco Mundial, o tempo gasto com a gestão tributária no país chega a uma média de 1.958 horas por ano.

Além disso, um levantamento do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, revela que, desde 1988, mais de 360 mil normas tributárias já foram editadas. São cerca de 30 novas normas por dia.

Ainda segundo o IBPT, hoje, estão em vigor 63 tributos e 97 obrigações acessórias, com as empresas tendo que seguir atualmente mais de 3.790 normas.

Só, com estes números, já dá para perceber a complexidade do processo de compliance fiscal e tributário no sistema brasileiro. Neste contexto, as empresas enfrentam diversos desafios para buscar o compliance, como por exemplo:

  • Conhecer quais tributos serão pagos, as formas de cobrança, os órgãos fiscalizadores dos pagamentos e as penas para a violação das regras.
  • Manter-se sempre atualizado sobre as alterações nas legislações, evitando ser surpreendido por mudanças e criações de novas leis diariamente.
  • Reforçar a atenção quanto aos prazos para pagamentos de tributos e entrega de obrigações definidas no calendário fiscal.
  • Identificar possíveis incoerências nos processos fiscais e tributários, como erros nos formatos dos arquivos, desvio de informações, inconformidades legislativas e outros.

5 medidas para atingir o compliance fiscal e tributário

Para assegurar a qualidade das informações nos processos tributários, garantir o envio dentro do prazo e conquistar o compliance fiscal e tributário na sua empresa, é preciso adotar algumas ações. Vamos vê-las a seguir!

1. Planejamento tributário

Como primeiro passo, é fundamental realizar o planejamento. Assim, é possível saber exatamente os tributos pagos, sua frequência e como comprovar o pagamento. Com isso, sua empresa ganha maior previsibilidade e pode inclusive desenvolver estratégias para reduzir a carga tributária.

2. Gestão de documentos fiscais

Ter os documentos fiscais organizados e armazenados corretamente é peça chave para garantir o controle sobre as entregas e registros fiscais emitidos e recebidos pela organização. Essa gestão dos arquivos também permite verificar a autenticidade das informações, descartando erros e mantendo a empresa protegida contra multas. 

3. Regras fiscais específicas

Como vimos, a legislação tributária é complexa e, além dos tributos federais, existem os estaduais e municipais. Portanto, os gestores devem ficar de olho especificamente nas regras fiscais relacionadas às atividades do seu segmento de atuação. Isso minimiza as surpresas e garante o compliance fiscal e tributário em suas múltiplas esferas.

4. Preparação para fiscalizações

Imagine o impacto financeiro de autuações da Receita Federal na sua empresa. Muitas organizações acham que a fiscalização não vai acontecer e, assim, realizam as atividades tributárias como consideram correto. 

Mas, para não sofrer com a visita de agentes e ter que rever suas políticas no futuro, se prepare para ser fiscalizado a qualquer momento, estando em compliance com todas as obrigações. Desse modo, você só precisa seguir os processos diariamente para cumprir com as legislações.

5. Uso da tecnologia

Com a quantidade de normas e obrigações tributárias, fica claro que um profissional ou mesmo uma equipe preparada não consegue acompanhar todas as regras e garantir o compliance fiscal e tributário utilizando apenas processos manuais.

Por isso, a tecnologia surge como grande aliada das empresas para ajudar a otimizar processos e evitar possíveis erros na emissão de documentos, na inserção de dados e na entrega de obrigações.

Assim, as atividades podem ser realizadas de forma bem mais prática, rápida e segura, resolvendo os problemas e desafios do setor. Como consequência, é possível organizar a rotina tributária do negócio, reduzir custos e gerar inteligência fiscal.

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