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Porque monitorar as NFs emitidas contra a sua empresa e como automatizar esta tarefa?

Entenda por que é importante manter um acompanhamento das Notas Fiscais emitidas contra sua empresa de perto para evitar dores de cabeça no futuro. Ainda, explicamos como automatizar esse processo de forma fácil.

A importância de monitorar as NFs emitidas contra a empresa

As notas fiscais são documentos que toda empresa emite para computar uma operação de vendas ou sobre um serviço prestado. Como é através delas que o Fisco faz o controle das operações dos negócios, a emissão é obrigatória.

Por isso, é importante manter um controle total sobre as NFs, não somente sobre as que sua empresa emite, mas sobre todas as NFs emitidas contra sua empresa.

Fazer um controle falho pode gerar problemas futuros com a Receita Federal, no momento serão avaliadas suas informações de operação escrituradas. Isso geralmente resulta em altas multas e mais implicações judicais.

Para evitar esse problema, existe a função de consulta para um controle mais apurado das NFs emitidas contra empresas.

Nesse processo é possível identificar problemas como NFs frias emitidas sem o conhecimento do negócio, que foram expedidas e houve cancelamento sem o conhecimento do negócio, ou as NFs emitidas e não foram escrituradas no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Realizar esse processo de consulta e controle sobre nas NFs emitidas contra sua empresa traz benefícios observados a curto e longo prazo, além de identificar possíveis falhas no processo fiscal.

Principais dificuldades no monitoramento manual

A checagem e acompanhamento manual apresenta uma grande dificuldade que é lidar com diferentes sistemas para realizar as consultas.

As NFs são armazenadas digitalmente, salvas em formato XML, formato seguro definido no modelo das escriturações fiscais. Entretanto, cada órgão municipal utiliza diferentes sistemas, formatos para realizar consultas e modelos para a importação dos arquivos.

Como o Brasil é um país com 5.500 cidades diferentes, pode haver uma grande dificuldade no acompanhamento, consulta e download de arquivos referentes às NFs emitidas contra sua empresa.

Essa falta de padrão para consulta está relacionada às questões tributárias, já que os ISS (Impostos sobre Serviços) variam conforme a ordem municipal de cada localidade. Isso resulta em que cada prefeitura seja inteiramente responsável por prover um sistema para arrecadações dos contribuintes.

Entretanto, existe uma saída que facilita todo o processo de consulta e importação, padronizando e automatizando o processo. Entenda melhor os principais benefícios de usar essa solução.

Conhecimento sobre NFs canceladas e NFS frias

Emitir notas fiscais frias é um tipo de crime que ocorre quando alguém emite NFs falsas declarando uma venda ou prestação de um serviço. Encontrando possíveis notas frias, você consegue avisar ao Fisco para que não ocorra nenhuma irregularidade em seus processos fiscais.

Ter conhecimento sobre as NFs canceladas ajuda a empresa a evitar o pagamento por um processo anulado, ou ainda ter problemas na declaração de impostos.

Otimiza o tempo de trabalho e permite a escalabilidade

Quando a empresa usa algum sistema que possibilita o monitoramento de forma automática, todos os processos de consulta são feitos em poucos segundos, verificando todas as informações necessárias.

Não é necessário procurar por NFs em e-mails, esperar que o fornecedor lhe envie ou consultar manualmente em diversos sistemas municipais. Tudo fica centralizado em um único painel com acesso facilitado.

Armazena dados e notas fiscais

Pela determinação da legislação de nosso país, é necessário armazenar as NFs pelo tempo mínimo de cinco anos. Isso se dá porque o Fisco pode solicitar esses documentos em qualquer período desse prazo, sendo necessário fornecer os arquivos XML.

Realizando esse controle das NFs com ajuda de um software, todos os documentos ficam armazenados e organizados no sistema, facilitando todo o processo de gestão de dados e prevenindo contra problemas técnicos comuns com HDs, pen drives e outros modos de armazenamento.

Como automatizar o processo de monitoramento das NFs

Com um módulo GSF XML Capture, é possível automatizar a busca de documentos eletrônicos emitidos contra as empresas dentro do site da Receita, além do processo de recebimento. Com isso, você garante a melhor performance de sua equipe com confiança nas informações e de forma rápida.

É possível baixar todas as NFs emitidas em XML ou PDF, dar ciência ou não sobre elas, integrar o processo ao seu sistema de gestão e guardar os arquivos pelo período exigido pela Receita.

Com o GSF XML Capture sua empresa ganha mais eficiência na gestão de documentos eletrônicos, perde menos tempo com tarefas burocráticas e se dedica a atividades mais importantes de seu departamento.