Como emitir nota fiscal eletrônica: conheça os principais erros
Não basta conhecer os principais passos e as melhores práticas de como emitir nota fiscal eletrônica. Para que o processo seja feito corretamente e a empresa não tenha problemas de irregularidades nas informações enviadas para a Receita, é importante também entender os erros cometidos na elaboração do documento.
Desta forma, é possível prevenir falhas, garantir as entregas da NF-e adequadamente com os documentos em dia e pagamento de impostos corretos, minimizar riscos de problemas com os órgãos fiscalizadores e se manter em compliance fiscal. Isso também evita consequências mais sérias, como o pagamento de multas e a perda de credibilidade.
Mas, para assegurar que todos os processos ocorram de forma apropriada, é fundamental ter uma área fiscal e tributária com profissionais qualificados e atualizados sobre a complexa legislação brasileira. Só assim, as empresas terão plena capacidade de como emitir nota fiscal eletrônica conforme as normas.
Vale destacar que, na emissão da NF-e, os responsáveis devem conhecer o enquadramento tributário do negócio, os diferentes tipos de notas que podem ser geradas e como calcular os impostos na nota.
A partir daí, é possível preencher os campos do documento, com códigos de operação, tributação, incidência de ICMS e outros itens.
8 erros de como emitir nota fiscal eletrônica
Neste cenário, para auxiliar sua empresa na geração da NF-e, listamos os erros mais comuns que os profissionais e controllers devem ter em vista. Confira a seguir:
1. Não emitir a nota fiscal ou se recusar a emitir
Muitos empreendedores ainda não sabem que são obrigados a emitir nota fiscal. No entanto, a ausência de emissão se torna uma sonegação fiscal, o que é crime e pode resultar em multas ou até em prisão. Tais penalidades estão previstas na Lei 4.729/1965.
Só existe uma exceção que não exige a emissão da NF-e. É quando um microempreendedor individual vende para pessoa física.
2. Confundir os tipos de notas
É normal existir certa confusão em relação aos principais tipos de notas fiscais de vendas, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Entre as diferenças desses documentos, vale destacar:
NFS-e: serve para empresas que prestam serviços. Trata-se também de um documento municipal, sujeito a legislações e regras de cada município.
NFC-e: se refere ao documento que substitui o cupom fiscal eletrônico em todo o país, com foco nas empresas de varejo. É regulamentado pela Secretaria da Fazenda de cada estado, ficando suscetível às particularidades de cada estado.
NF-e: a nota fiscal mais comum deve ser emitida na venda de produtos físicos e mercadorias, com envio do documento para os órgãos fiscalizadores e para os clientes.
3. Usar o certificado errado
Entre os processos de como emitir nota fiscal, o certificado digital é um dos mais importantes. Afinal, ele é usado para assinar documentos e é o responsável por identificar a empresa nos órgãos públicos e garantir a autenticidade da NF-e.
No entanto, existem dois tipos de certificados e os gestores devem se atentar sobre qual o melhor modelo para suas necessidades.
Certificado A1: é digital, instalado no computador ou no sistema emissor da nota, possibilitando a automatização. Basta acessá-lo por meio de senha para realizar os processos.
Certificado A3: é físico, como um pendrive ou token, devendo ser colocado no computador todas as vezes em que for necessário logar no sistema para emitir a nota.
Leia também: Nota fiscal eletrônica: por que sua empresa deve emitir automaticamente?
4. Preencher informações erradas
Sempre há o risco do profissional responsável pela emissão de nota fiscal errar no preenchimento dos dados. E, se o número de documentos for muito grande, a chance de inconformidades nas informações aumenta. Até porque são muitos os itens a serem preenchidos, como CNPJ, endereço, NCM, CFOP, tributação e mais tudo o que é exigido pela Secretaria de Fazenda e pelo município.
Neste sentido, qualquer dado errado pode invalidar a NF-e e afetar o pagamento de impostos, exigindo a correção ou o cancelamento da nota, causando retrabalho e gerando até impactos financeiros. Para evitar esses problemas, vale a pena contar com a emissão automática.
5. Não se atentar à data de emissão
Outro erro comum de como emitir nota fiscal eletrônica é a inserção da data errada no documento. Muitos se confundem em relação à data de emissão e à data de competência. O primeiro item se refere ao dia em que o documento será gerado e o segundo tem a ver com o dia do serviço prestado ao cliente, sem poder ser alterado.
6. Acreditar que o DANFE é a nota fiscal
Também é normal haver confusão entre o DANFE e a nota fiscal. Mas o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é a representação física da NF-e e não tem validade jurídica. Ele, normalmente, vem junto na compra de algum produto pela internet.
No entanto, a NF-e valida as operações de circulação e venda de mercadorias e o armazenamento do arquivo XML gerado pela nota é obrigatório por, pelo menos, 5 anos mais o ano vigente. Inclusive, a chave da nota, um código formado por 44 dígitos, é essencial para a consulta das notas.
Saiba mais: Impostos diretos e indiretos: entenda a diferença na prática
7. Agrupar as vendas do mês em uma única nota
Algumas empresas costumam pensar que podem juntar todas as suas vendas no mês e emitir apenas um documento fiscal referente a todas elas. Mas isso é impossível. Afinal, cada venda de um produto precisa ter uma nota fiscal atrelada. Então, se forem comercializadas 100 mercadorias no mês, são 100 NF-e a serem emitidas.
8. Não guardar os documentos fiscais
Como já mencionamos, a guarda de notas fiscais eletrônicas é essencial por 5 anos. Até porque, se houver uma fiscalização, é preciso apresentar os documentos. Caso não os tenha, os gestores podem enfrentar problemas e multas.
Como o software fiscal pode ajudar sua empresa
Para minimizar esses erros e saber como emitir nota fiscal eletrônica corretamente, um software fiscal é um aliado poderoso, pois o sistema resolve a maioria dos problemas ao automatizar a emissão de NF-e, NFS-e, NFC-e e outros documentos.
Além disso, a ferramenta faz o envio automático da NF-e para os órgãos fiscalizadores e para o cliente e garante o armazenamento do XML da nota fiscal.
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