O que são Arquivos XML e por que toda empresa deve armazenar?
Lido por diversos tipos de softwares, o arquivo XML une a simplicidade do HTML à flexibilidade do SGML, criando, assim, um meio prático para troca de informações na internet e que se integra a várias linguagens de programação.
O arquivo XML garante a assinatura digital do documento, por armazená-lo codificado, logo é muito utilizado para a criação de Notas Fiscais Eletrônicas ou NF-e.
Preparamos este artigo para explicar o que é o arquivo XML e apresentar os motivos que o torna tão importante e necessário à sua empresa.
O que é arquivo XML?
Do inglês eXtensible Markup Language, o XML é, em linhas gerais, um formato de arquivo universal que se ocupa da criação de documentos de dados organizados. Criado na década de 90, o arquivo XML é responsável por simplificar processos. Às notas fiscais, por exemplo, confere organização, armazenamento com tempo estipulado e envio eletrônico aos clientes.
Hoje, o XML da nota fiscal é parte do padrão nacional de escrituração fiscal, que deve ser apresentado a Receita Federal, devendo ser armazenado no prazo de 5 anos. Substituindo as antigas notas fiscais em papel.
Informações que devem constar na NF-e
- Dados da nota fiscal: número de série NF-e, modelo, data de emissão, entrada e saída, e valor total;
- Dados do emissor e cliente: nomes, CPF/CNPJ, endereços, razão social, entre outros;
- Dados do produto ou serviço: descrição, quantidade, valor;
- Dados do ICMS, impostos, valor do frete, base cálculos, entre outros;
- Dados do transporte: tipo de frete, veículo, entre outros;
- Dados de cobrança: forma de pagamento e endereço;
- Outras informações: dados que sejam de interesse do contribuinte, fonte de impressão DANFE, entre outros.
Leia também: Gestão de Documentos Eletrônicos
Para que serve o arquivo XML?
Resumindo, o arquivo XML garanta que a transmissão e o armazenamento de informações online, serão realizados de forma prática e fácil. A criptografia dos documentos e os dados seriais, permiti que o texto seja comparado a outras linguagens de serialização.
Automatizando processos como, prestação de contas e a fiscalização, realizados pela Receita Federal, através da NF-e. Tire aqui suas dúvidas sobre como emitir a nota fiscal eletrônica!
Vantagens para sua empresa
O arquivo XML é o formato mais versátil, por isso foi escolhido para carregar a NF-e. Listamos, a seguir, algumas vantagens em usá-lo.
Portabilidade
Um banco de dados pode escrever em um arquivo XML, que será lido por outro banco de dados, sem precisarem utilizar uma plataforma específica para se comunicarem.
Fácil atualização
As atualizações são rápidas e fáceis, já que o arquivo XML se integra a diversas linguagens de programação.
Organização
O armazenamento de XML permiti a organização dos documentos fiscais e extração de relatórios, sempre que necessário. Ao integrar todas as informações, reduz custos com papeladas fiscais, além de agilizar a demanda.
Acesso Rápido
O arquivo XML, ainda, proporciona o acesso rápido e remoto dos documentos pelo contador, por exemplo. Que pode averiguar com mais rapidez as informações e, assim, evitar juros e multas.
Automação
Aumentando a produtividade, o arquivo XML reduz a necessidade de se refazer o trabalho, já que a coleta de dados é automatizada. Cabendo aos profissionais responsáveis a identificação de falhas e sua correção, tornando a gestão contábil mais eficiente.
Como gerar o XML?
Desde 2005 a emissão da nota fiscal é feita por meio eletrônico, a NF-e, por um software emissor e certificado digital, após o devido credenciamento na Secretaria da Fazenda estadual, que confere a assinatura digital ao documento.
Atualmente, o Sefaz (NF-e) e a prefeitura (NFS-e) dispõe de um programa emissor de nota fiscal gratuito. Esta opção é viável para aqueles que tem um volume menor de notas a serem emitidas, já que estes emissores possuem várias limitações, como: dificuldade de gerenciamento de volumes grandes de notas e a necessidade de redigitar os dados.
O indicado para empresas maiores, que lidam com um número considerável de notas, é investir em um software fiscal personalizado. Visto que, são desenvolvidos para facilitar e agilizar o processo de emissão de notas.
Leia também: O que é DANFE e para o que serve?
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