Nota fiscal eletrônica: por que sua empresa deve emitir automaticamente?

A emissão de nota fiscal eletrônica pode parecer um processo simples e rápido de fazer. Porém, pode representar também bastante esforço e gasto de tempo dos profissionais do setor fiscal, contábil ou administrativo das empresas, principalmente se o seu negócio lidar com uma grande quantidade de notas a serem geradas.

Além disso, com o processo manual, há chances de ocorrerem erros na inserção de dados e informações. O que pode gerar não só retrabalho de corrigir a nota fiscal, mas também multas pelas inconformidades legais, caso as falhas não sejam verificadas antes pela empresa e sejam pegas pela fiscalização.

Então, neste cenário, automatizar o processo de emissão de NF-e faz a diferença para tornar a rotina das empresas mais eficiente. Afinal, o documento faz parte dos fluxos de trabalho de todos os negócios e é essencial encontrar meios para promover a geração de notas de maneira mais dinâmica.

Assim, é possível promover diversos benefícios para os profissionais, gestores e as empresas em si.

Neste texto, vamos abordar essas vantagens e os indícios que mostram quando uma organização precisa automatizar a geração da nota fiscal eletrônica. Veja a seguir!

Quem deve emitir a nota fiscal eletrônica?

Antes de mais nada, é preciso entender quais empresas precisam emitir a nota fiscal eletrônica. Este processo é obrigatório a qualquer comercialização de produto ou serviço e teve sua versão eletrônica instituída em 2007, pelo Decreto n° 6.022.

O documento eletrônico substituiu o modelo antigo aos poucos e, em 2010, se tornou obrigatório de vez para todos os segmentos contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Ou seja, ficaram obrigadas a emitir a NF-e: microempreendedor individual (MEI), microempresa (ME), empresa de pequeno porte (EPP), empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Presumido, Simples Nacional e Lucro Real.

Principais vantagens de automatizar a emissão de NF-e

Mesmo com a realização online, as empresas podem sofrer de diversos problemas na emissão de nota fiscal eletrônica, como por exemplo, gerar uma a uma, tornando o processo mais demorado, necessitando de funcionário específico para isso, sem integração com vendas e ainda correndo o risco de erros.

No entanto, com a automatização, fica eliminada qualquer necessidade de intervenção manual, trazendo uma série de impactos positivos, como:

Ganho de tempo

Com um software para emissão automática de NF-e, é possível aumentar a produtividade da equipe, otimizar o fluxo de trabalho e ganhar muito mais tempo. Isso porque você só precisa entrar com os dados dos clientes e evita a necessidade de digitar todas as informações de novo em outra emissão.

Além disso, os sistemas são integrados às Secretarias de Fazenda e outros órgãos reguladores, facilitando o envio do documento, a validação e a liberação da nota.

Conformidade dos dados e ausência de erros

A automação na emissão garante que os dados dos clientes, do produto e demais informações da nota estão corretos, assim como realizam o cálculo de imposto automaticamente e também promovem sua exatidão.

Ou seja, é o fim dos erros manuais e a confirmação do cumprimento do compliance fiscal da sua empresa, atendendo a toda a legislação fiscal.

Sem perda de prazos

Ter uma ferramenta de automação para emissão de NF-e ajuda a evitar o esquecimento da geração do documento. O que é um problema comum nas empresas que realizam o processo manual. Assim, é possível minimizar esse risco e não perder os prazos, mitigando o risco de ainda sofrer penalidades pelo atraso.

Quando automatizar a geração da nota fiscal eletrônica?

Agora que você já conhece todos os benefícios de automatizar a emissão de NF-e, é importante descobrir os principais indícios que revelam a necessidade de automatizar o processo na sua empresa. Veja os casos mais comuns:

Cresce a quantidade de notas fiscais emitidas pela empresa, perdendo o controle e dificultando ainda mais realizar manualmente.
O processo de emissão é burocrático e demorado, tendo dificuldades para atender às demandas.
Sua empresa já disponibilizou um funcionário exclusivo para esse serviço, que ocupa todo o tempo dele e não o permite realizar nenhuma atividade mais estratégica.
Os clientes estão recebendo as NF-e com atraso e ficando insatisfeitos com o problema.
A informação presente nas notas emitidas está diferente do registrado na contabilidade, gerando confusões internamente.
Os responsáveis pela emissão já chegaram a gerar mais de uma nota fiscal eletrônica por um mesmo serviço ou produto, exigindo seu cancelamento.
Algumas NF-e foram esquecidas de serem emitidas dentro do prazo correto.
A situação atual da geração de NF-e está impactando o recolhimento de impostos da empresa, acarretando em problemas fiscais e não conformidade.

Esses são apenas alguns aspectos que merecem a atenção dos gestores quanto à necessidade de trocar os processos manuais pela automatização.

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