Como garantir a segurança da informação nas empresas para emissão de NF-e
A segurança da informação nas empresas envolve diversos setores para garantir a proteção dos dados, evitando vazamentos, violações e roubo de dados. Neste cenário, a segurança fiscal é um aspecto central para os negócios.
Afinal, as organizações precisam lidar com a emissão de inúmeras notas fiscais e demais documentos eletrônicos, além de pagamentos de tributos e obrigações acessórias. O que exige grande responsabilidade dos profissionais responsáveis devido aos dados sensíveis e à confidencialidade da informação.
Vale destacar que os ataques cibernéticos estão em crescimento e as empresas correm o risco de ter as informações da NF-e e dos outros processos fiscais invadidas por hackers. Segundo pesquisa da Apura Cybersecurity, o número de ameaças aumentou 394% de janeiro a novembro de 2020, em relação a 2019.
Então, a preocupação com a segurança de dados se torna necessária e as empresas devem implementar medidas tanto no envio, como no armazenamento das NF-e, minimizando as vulnerabilidades.
Importância de manter as notas fiscais seguras
A Nota Fiscal Eletrônica foi criada para facilitar o trabalho dos gestores fiscais e executivos na emissão e envio do documento para os órgãos reguladores. Da mesma forma, também é possível agilizar a fiscalização da Receita Federal.
Assim, nos processos de geração dos documentos, envio, organização e guarda por meio de software de nota fiscal, é fundamental ter as melhores estratégias de segurança.
Com isso, é possível evitar que as informações fiscais sejam acessadas por invasores, causando sequestro de dados, roubo de documentos sigilosos, espionagem, entre outros.
O que pode gerar prejuízos financeiros para restabelecer a conformidade e a segurança e pode acarretar até em multas por não cumprimento de legislações de proteção de dados, como a LGPD. Com a entrada em vigência em agosto de 2020, essa norma prevê penalidades de até 2% do faturamento, podendo chegar a R$50 milhões.
Portanto, o investimento na segurança da informação nas empresas durante os processos da NF-e é primordial a fim de adotar ações preventivas, deixar sua estrutura protegida e eliminar todos esses impactos.
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Dicas de segurança da informação nas empresas para emissão da NF-e
Neste contexto, com o objetivo de manter a segurança fiscal e proteger os dados dos seus arquivos da NF-e, vamos ver as principais estratégias de segurança da informação nas empresas. Confira!
1. Criação de uma política de acesso
Se as empresas não têm normas claras e estabelecidas sobre a liberação de acesso dos usuários às informações contidas nos sistemas, corre-se o risco de o negócio ficar vulnerável a pessoas má intencionadas e vazamentos, inclusive por acidentes.
Por isso, além de definir uma política clara de senhas, é preciso adotar regras de acesso aos colaboradores com restrições de acordo com seu nível de permissão para abrir os arquivos, como notas fiscais eletrônicas, obrigações acessórias, certificado digital, entre outros.
2. Armazenamento na nuvem
O processo de emissão de nota fiscal eletrônica gera arquivos XML que precisam ser guardados para o caso de fiscalização. Para garantir a segurança da informação nas empresas, no armazenamento de documentos fiscais, é necessário adotar uma solução de nuvem protegida com backup constante das informações.
Isso facilita a guarda dos documentos, garante que nenhum arquivo seja perdido e ainda permite ter um resguardo se ocorrer algum dano a computadores e sistemas da organização.
Mas, mesmo com a utilização de soluções na nuvem, é importante empregar as principais recomendações de segurança, como a troca de senha com frequência.
3. Medidas de proteção contra hackers
Ao estabelecer técnicas de proteção simples como programas de antivírus e recursos aprimorados como criptografia, o departamento de TI consegue melhorar a segurança da informação nas empresas como um todo, incluindo a gestão fiscal.
4. Conscientização de colaboradores
Normalmente, um dos elos mais fracos nos ataques cibernéticos são os colaboradores. Isso porque os hackers jogam iscas, como e-mails disfarçados, para manipular as pessoas e conseguir instalar programas maliciosos ou incentivar a digitação de dados sensíveis, como senhas.
Então, é importante treinar os funcionários para conscientizá-los sobre essas ameaças a fim de detectar tais comportamentos antes que ocorram problemas mais sérios de segurança.
5. Uso do software para emissão de NF-e
Um software fiscal específico para a emissão de nota fiscal eletrônica vai ajudar e muito a garantir a segurança da informação nas empresas. Uma vez que a ferramenta realiza todo o processo de forma segura, com certificação digital e armazenamento na nuvem.
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6. Conte com a DANFE
Quando há alguma falha de comunicação com os servidores da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) e as empresas precisam emitir as NF-e, o DANFE é a saída. Trata-se de um documento fiscal emitido nessas situações de problema técnico em modo de contingência.
7. Certificado digital
Por fim, vale mencionar um fator importante relacionado à segurança fiscal na emissão da NF-e, que é o certificado digital. Esse recurso permite agilizar os processos de emissão e envio com maior proteção.
Até porque a certificação digital é obrigatória e deve ser emitida de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil) para atestar a autenticidade dos documentos.
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